Van verkoopkans naar factuur

Bij veel zakelijke dienstverleners loopt een groot deel van het bedrijfsproces van eerste klantcontact tot uiteindelijke factuur.

Een goede ERP-oplossing verbindt deze stappen:

Lead → verkoopkans → offerte → opdracht → project → planning → uren → facturatie → financieel resultaat

Informatie hoeft hierdoor niet telkens opnieuw te worden ingevoerd en medewerkers beschikken gedurende het hele proces over dezelfde actuele klant- en projectinformatie.

Een geaccepteerde offerte kan bijvoorbeeld direct de basis vormen voor een project. Medewerkers registreren vervolgens hun uren en kosten, waarna deze volgens de gemaakte afspraken worden gefactureerd.

Zo ontstaat één doorlopend proces van commercie tot financiële administratie.

Grip op projecten en rendement

Omzet alleen vertelt niet of een project succesvol is.

Voor zakelijke dienstverleners is het minstens zo belangrijk om te weten hoeveel uren daadwerkelijk aan een project zijn besteed en hoe deze zich verhouden tot het budget.

Met een geïntegreerde projectadministratie krijgt u inzicht in:

• begrote versus gerealiseerde uren;
• declarabele uren;
• gerealiseerde omzet;
• gemaakte kosten;
• onderhanden werk;
• voortgang van projecten;
• projectmarges;
• budgetoverschrijdingen;
• nog te factureren werkzaamheden;
• resultaat per klant, project of medewerker.

Hierdoor worden afwijkingen eerder zichtbaar en kunt u bijsturen voordat een project financieel uit de pas loopt.

Planning en capaciteit

Bij zakelijke dienstverlening is beschikbare capaciteit direct gekoppeld aan omzet.

Daarom is het belangrijk om niet alleen te weten hoeveel werk er is, maar ook wanneer medewerkers beschikbaar zijn en welke kennis en capaciteit nodig zijn.

Met geïntegreerde planning krijgt u beter inzicht in:

• beschikbare medewerkers;
• geplande projecten en werkzaamheden;
• declarabele capaciteit;
• bezettingsgraad;
• verlof en afwezigheid;
• toekomstige capaciteitsbehoefte;
• mogelijke knelpunten in de planning.

Hierdoor kan commercie bij het aannemen van nieuwe opdrachten al rekening houden met de daadwerkelijk beschikbare capaciteit.

Van urenregistratie naar stuurinformatie

Voor veel zakelijke dienstverleners vormt urenregistratie een belangrijke basis voor facturatie en managementinformatie.

Maar alleen uren registreren is niet voldoende.

Door uren, projecten, facturatie en financiële gegevens met elkaar te combineren ontstaat inzicht in bijvoorbeeld:

• declarabiliteit;
• omzet per medewerker;
• omzet per klant;
• omzet per project;
• gemiddelde uurtarieven;
• bezettingsgraad;
• projectmarges;
• budgetoverschrijdingen;
• onderhanden werk;
• productiviteit;
• gerealiseerd versus gepland.

Met oplossingen zoals Sumatra Software en Microsoft Power BI kunnen we deze informatie vertalen naar overzichtelijke dashboards en managementrapportages.

Zo krijgt u niet alleen inzicht in wat er gebeurd is, maar beschikt u over informatie waarmee u de organisatie daadwerkelijk kunt sturen.

Contracten en terugkerende dienstverlening

Steeds meer dienstverleners werken naast losse projecten ook met onderhoudscontracten, serviceovereenkomsten, abonnementen of andere terugkerende dienstverlening.

Daarbij wilt u grip houden op:

• contractduur;
• gemaakte afspraken;
• tarieven;
• indexeringen;
• opzegtermijnen;
• periodieke facturatie;
• verlengingen;
• bijbehorende documenten;
• geleverde diensten.

Door contractmanagement te integreren met CRM, projecten en financiële administratie voorkomt u dat contracten, prijsaanpassingen of facturatiemomenten worden vergeten.

AddConsult kan hiervoor ERP-functionaliteit combineren met gespecialiseerde oplossingen voor contractmanagement en automatische facturatie.

CRM als basis voor langdurige klantrelaties

Bij zakelijke dienstverlening draait commercie niet alleen om het binnenhalen van nieuwe klanten.

Juist het onderhouden en verder ontwikkelen van bestaande klantrelaties is belangrijk.

Met een geïntegreerde CRM-oplossing heeft u inzicht in:

• organisaties en contactpersonen;
• contactmomenten;
• verkoopkansen;
• offertes;
• activiteiten en afspraken;
• lopende projecten;
• contracten;
• documenten;
• omzet en historie.

Sales, consultants, projectmanagers en administratie werken hierdoor vanuit hetzelfde klantbeeld.