Onze ERP-oplossingen voor non-profit

Grip op budgetten en beschikbare middelen

Voor non-profitorganisaties is budgetbewaking essentieel.

Het is niet alleen belangrijk om achteraf te weten hoeveel geld is uitgegeven. U wilt juist tijdens het jaar kunnen zien hoeveel budget nog beschikbaar is en welke financiële verplichtingen al zijn aangegaan.

Een goede ERP-omgeving geeft inzicht in:

• vastgesteld budget;
• gerealiseerde kosten;
• aangegane verplichtingen;
• nog beschikbare budgetruimte;
• verwachte uitgaven;
• verschillen tussen begroting en realisatie;
• budget per afdeling, project of activiteit.

Hierdoor kunnen budgethouders eerder bijsturen en worden financiële verrassingen voorkomen.

Van aanvraag tot betaling

Een professioneel inkoopproces zorgt ervoor dat uitgaven vooraf worden beoordeeld in plaats van pas wanneer de factuur binnenkomt.

Een geïntegreerd proces kan bijvoorbeeld bestaan uit:

Aanvraag → budgetcontrole → goedkeuring → bestelling → ontvangst → factuur → betaling

Hierdoor ontstaat controle voordat een financiële verplichting wordt aangegaan.

Met oplossingen voor inkoopmanagement en verplichtingenadministratie kunnen we bovendien inzichtelijk maken welke kosten nog onderweg zijn, ook wanneer de bijbehorende factuur nog niet is ontvangen.

Dat geeft een veel realistischer beeld van de daadwerkelijk beschikbare budgetruimte.

Contracten en verplichtingen onder controle

Non-profitorganisaties hebben vaak een groot aantal contracten en periodieke verplichtingen.

Denk aan huur, verzekeringen, ICT, onderhoud, abonnementen en samenwerkingscontracten.

Met contractmanagement ontstaat inzicht in:

• actieve contracten;
• contractwaarde;
• looptijd;
• verantwoordelijke medewerker;
• opzegtermijnen;
• verlengmomenten;
• indexeringen;
• bijbehorende documenten;
• toekomstige financiële verplichtingen.

Door contractinformatie te combineren met de financiële administratie ontstaat niet alleen administratief overzicht, maar ook beter inzicht in toekomstige uitgaven.

Projecten, subsidies en fondsen

Veel non-profitorganisaties ontvangen middelen voor een specifiek project, programma of maatschappelijk doel.

Daarbij is het belangrijk om inkomsten en uitgaven afzonderlijk te kunnen volgen en achteraf duidelijk te kunnen verantwoorden hoe middelen zijn besteed.

Een geïntegreerde projectadministratie kan inzicht geven in:

• toegekende budgetten;
• ontvangen bijdragen;
• gemaakte kosten;
• bestede uren;
• aangegane verplichtingen;
• resterend budget;
• looptijd van projecten;
• financiële voortgang;
• resultaat per project, activiteit of financieringsbron.

Hiermee wordt het eenvoudiger om zowel intern als richting subsidieverstrekkers of andere stakeholders verantwoording af te leggen.

Transparante rapportage en verantwoording

Bestuur, management, budgethouders en toezichthouders hebben niet allemaal dezelfde informatie nodig.

Een financieel medewerker wil details kunnen analyseren, terwijl een bestuurder vooral inzicht wil in de belangrijkste ontwikkelingen en afwijkingen.

Met ERP en Business Intelligence kunnen we informatie beschikbaar maken op het niveau waarop deze nodig is.

Denk bijvoorbeeld aan:

• begroting versus realisatie;
• kosten per afdeling;
• kosten per project;
• verplichtingen;
• beschikbare budgetruimte;
• liquiditeitsontwikkeling;
• subsidies en fondsen;
• projectvoortgang;
• financiële kengetallen.

Minder administratie, meer aandacht voor uw doelstelling

Iedere euro en ieder uur dat niet aan onnodige administratie wordt besteed, kan worden ingezet voor de doelstelling van uw organisatie.

Daarom kijken we bij automatisering niet alleen naar financiële controle, maar ook naar het verminderen van handmatige werkzaamheden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• automatisch verwerken van bankmutaties;
• digitale factuurherkenning;
• automatische goedkeuringsworkflows;
• digitale declaraties;
• periodieke boekingen;
• automatische facturatie;
• digitale documentstromen;
• automatische rapportages;
• koppelingen tussen verschillende systemen.

Het resultaat is een administratie die niet alleen betrouwbaarder is, maar ook minder tijd vraagt.

Digitale factuurverwerking

Handmatige verwerking van inkoopfacturen kost tijd en is foutgevoelig.

Met digitale factuurverwerking kunnen ontvangen facturen automatisch worden herkend, geboekt en aangeboden aan de juiste medewerker of budgethouder voor controle en goedkeuring.

AddConsult kan hiervoor verschillende oplossingen inzetten, waaronder Exact Online Factuurverwerking, Elvy, ScanSys ImageCapture en Odoo Factuurherkenning.

Hiermee kunnen processen worden geautomatiseerd zoals:

• herkennen van leveranciers;
• uitlezen van factuurgegevens;
• voorstellen van boekingen;
• toewijzen van kostenplaatsen, projecten of andere dimensies;
• digitale goedkeuring;
• controle op bevoegdheden;
• verwerking in de financiële administratie;
• digitaal archiveren van documenten.

Hierdoor neemt de administratieve belasting af en ontstaat tegelijkertijd meer controle over het proces.